DUO-Onderwijs partner van Nationaal Congres Engels

Een congres organiseren vraagt om veel meer dan alleen een goed programma. Naast inspirerende sprekers en inhoudelijke sessies draait het ook om een soepel verloop achter de schermen. Om zich op de inhoud te kunnen richten, gingen de vrijwilligers achter het Nationaal Congres Engels de samenwerking aan met DUO-Onderwijs. 

Het Nationaal Congres Engels is elke twee jaar hét moment voor docenten Engels uit het hele land. Een ontmoetingsplek waar vakgenoten ideeën uitwisselen, nieuwe inzichten opdoen en zich laten inspireren. Er zijn sprekers, workshops en er is een informatiemarkt met uitgevers en onderwijsorganisaties. In totaal gaat het om zo’n 450 bezoekers. ‘Als je een congres organiseert, denk je al snel dat het vooral gaat om het programma,’ zegt Hanneke Gloudemans-Andringa, voorzitter van het congres. ‘Maar in de praktijk is alles eromheen minstens zo belangrijk.’

Vroeger deden de vrijwilligers achter het congres alles zelf. ‘Je bent dan voortdurend bezig met losse vragen en regelwerk,’ zegt Gloudemans-Andringa. ‘Maar eigenlijk wil je bezig zijn met de inhoud. Daarom kozen we ervoor om alles rondom de informatiemarkt en een deel van de PR uit te besteden. Zo kunnen wij ons volledig richten op het programma, de sprekers en de kwaliteit van het congres.’

Het congres werkte dit jaar voor de tweede keer samen met DUO-Onderwijs. ‘Ze regelen alles rondom de verkoop van stands op de informatiemarkt,’ legt Gloudemans-Andringa uit. ‘Van de boeking en betaling tot het beantwoorden van vragen van standhouders en het informeren over opbouw- en afbouwtijden. Dat zijn allemaal dingen die moeten gebeuren, maar die veel tijd kosten.’

Op de informatiemarkt staan onder andere uitgevers, stichtingen en theatergezelschappen. ‘Het grote voordeel van DUO-Onderwijs is dat ze een enorm netwerk hebben. Ze weten welke partijen interesse hebben, bieden de pakketten aan en zorgen dat alles administratief wordt afgehandeld. Sommige standhouders willen ook een workshop geven. Dan kijken wij samen of dat binnen het programma past, maar de rest kunnen we bij DUO-Onderwijs neerleggen.’

Geen congres zonder bezoekers. Ook hier komt het netwerk van DUO-Onderwijs goed van pas. ‘Via nieuwsbrieven en gerichte direct mailcampagnes zorgen ze ervoor dat het congres onder de aandacht komt bij de juiste mensen, zoals docenten Engels en vaksectievoorzitters.’

Dat heeft volgens Gloudemans-Andringa duidelijk effect gehad. ‘We hebben onderzocht waar onze bezoekers vandaan kwamen en daaruit bleek dat een groot deel van de ticketverkoop via de direct mailcampagnes werd gerealiseerd. Dat is een mooi resultaat dat we als stichting nooit zelf hadden kunnen bereiken. DUO-Onderwijs kent de doelgroepen, heeft de adressen en weet hoe je ze bereikt. Wij hebben dat als stichting niet en als je wilt dat er ook genoeg mensen komen, is dat toch wel belangrijk.’

Na het congres werd er uitgebreid geëvalueerd. Want hoewel het congres een succes was, zijn er natuurlijk altijd dingen om te verbeteren. Een van de punten die naar voren kwamen, was de behoefte om tijdens de opbouwdag ontzorgd te worden. ‘Het congres is op vrijdag, maar standhouders kunnen vaak al op donderdag opbouwen. Dan komen er altijd vragen: een standhouder wil een extra tafel of wil toch graag ergens anders staan. Het is heel prettig als er dan iemand staat die precies weet hoe alles geregeld is en direct kan schakelen.

Voor het volgende congres in 2028 breiden we de samenwerking daarom verder uit en vragen we DUO-Onderwijs ook op de donderdag aanwezig te zijn en te ondersteunen.’Tot slot profiteren ook de mediapartners van de samenwerking. Zij kunnen een stand huren of voor een pakket kiezen waarbij ze ook advertentieruimte krijgen in vakmedia. Dat levert hen zichtbaarheid en omzet op.

Ook hier ziet Gloudemans-Andringa een groot verschil met vroeger: ‘Wij organiseren maar één congres en wisten niet goed wat marktconforme prijzen waren. DUO-Onderwijs werkt met veel meer congressen en weet precies wat normaal is.”
Gloudemans-Andringa is blij dat haar voorganger besloot om de samenwerking met DUO-Onderwijs aan te gaan. ‘Het geeft ons de tijd en ruimte om te doen waar de stichting goed in is. Als organisatiecommissie wil je bezig zijn met de inhoud en je bezoekers, dat is onze expertise. DUO-Onderwijs weet hoe je de rest organiseert.’

Hanneke Gloudemans-Andringa is voorzitter van het Nationaal Congres Engels, de ontmoetingsplek voor iedereen die betrokken is bij het onderwijs in de Engelse taal.