VO-raad: ‘We zochten een partner met kennis en ervaring van de onderwijsmarkt’

Elkaar ontmoeten staat elk jaar centraal op het VO-congres. De standhoudersmarkt is daarin een belangrijk aspect, maar de organisatie ervan is een vak apart. Dit jaar besteedde de VO-raad die taak voor het eerst uit aan DUO-Onderwijs. Fijke Hoogendijk vertelt hoe die samenwerking tot stand kwam en wat het de VO-raad heeft gebracht.

Hoogendijk begon in 2025 als Hoofd Communicatie & Public Affairs bij de VO-raad, kort voordat het VO-congres plaatsvond. “Mijn eerste congres beleefde ik daarom vooral als toeschouwer”, vertelt ze. “Als je nieuw bent, doe je ontzettend veel indrukken op. Mijn eerste gedachte: wat een gaaf congres! Tegelijkertijd zie je met een frisse blik ook dingen waarvan je denkt: dat zouden we misschien anders kunnen doen.”

Eén van die dingen was de organisatie rondom de partners en standhouders. “De partijen die een stand hebben op onze markt maken het congres mede mogelijk. Ze dragen niet alleen financieel bij, maar voegen ook echt inhoudelijk iets toe aan de congresbeleving. Bezoekers kunnen kennismaken met relevante organisaties, ideeën opdoen en in gesprek gaan. Als VO-raad zijn wij een verbindende factor voor alle partijen binnen het voortgezet onderwijs en de standhouders zijn daar een belangrijk onderdeel van.”

“Het organiseren van zo’n markt is echter een vak apart”, vervolgt Fijke. “Er komt veel meer bij kijken dan alleen een stand verkopen. Je moet standhouders werven, de juiste partijen benaderen, zorgen dat er voldoende stands verkocht worden om het congres financieel gezond te houden en goed nadenken over de opstelling van de stands. Hoe zorg je ervoor dat bezoekers gemakkelijk hun weg vinden en dat standhouders voldoende ruimte hebben om met hen in gesprek te gaan? Het is echt niet zo eenvoudig als een kleedje neerleggen op een braderie.”

Om de organisatie te verbeteren koos de VO-raad er dit jaar voor om samen te werken met DUO-Onderwijs. “We merkten dat dit niet onze expertise was. Bovendien hadden we reparatiewerk te doen. Toen we het zelf organiseerden, waren standhouders niet altijd tevreden over hun plek op de markt. Zelf waren we daar ook niet blij mee, zij verdienden beter.”

DUO-Onderwijs bracht de kennis en ervaring die Fijke nodig had. “Ze kennen de onderwijsmarkt, beschikken over een groot netwerk en onderhouden al jarenlang contacten met organisaties die goed bij onze vereniging passen. Daardoor konden ze niet alleen bestaande relaties benaderen, maar ook nieuwe standhouders aantrekken.”

Daarbij hield de VO-raad wel altijd zelf de regie. “Wij bepalen welke organisaties passen bij onze vereniging en bij het congres. We willen een neutrale positie behouden en niet te commercieel worden. Dat uitgangspunt is altijd leidend.” De keuze om dit jaar met een hoofdsponsor te gaan werken was dan ook spannend. “We wilden een sponsor werven die bij onze identiteit past.” Fijke legde het idee aan DUO-Onderwijs voor. “We stelden samen een profiel op: wat zoeken we precies en welke organisatie past bij de uitstraling van het congres? Daarna ging DUO-Onderwijs aan de slag met de werving. Uiteindelijk kwamen we samen uit bij OnSpect, dat goed past bij onze doelgroep en waarden.”

In aanloop naar het congres nam DUO-Onderwijs de VO-raad veel werk uit handen. “Ze dachten mee over de indeling van de congresruimtes en de positie van de stands, zodat deze beter zichtbaar en toegankelijk waren voor bezoekers. Daarnaast werd het proces rondom het aanleveren van materialen voor standhouders grotendeels centraal georganiseerd. “Dat soort zaken zorgen ervoor dat het proces professioneler verloopt. Natuurlijk hebben we ook verbeterpunten gehoord, bijvoorbeeld over de communicatie rondom het aanleverproces. Die nemen we mee voor de volgende editie.”

Niet alleen achter de schermen veranderde er veel. “Ook bezoekers merkten het verschil. “De ruimte met de stands oogde lichter, moderner en ruimtelijker. Er was meer ademruimte en meer gelegenheid voor bezoekers en standhouders om elkaar echt te spreken”, zegt Fijke.

Voor haar persoonlijk betekende de samenwerking ook veel rust rondom de congresdag. “Natuurlijk liep ik langs alle stands en sprak ik met deelnemers, maar alle logistieke zaken werden door DUO-Onderwijs opgepakt. Het contact met de standhouders, de afstemming met de congreslocatie en alle praktische organisatie lagen bij hen. Daardoor kon ik me richten op het congres zelf.”

Uiteindelijk leverde de keuze voor DUO-Onderwijs niet alleen een prettigere samenwerking op, maar ook een financieel beter resultaat. “De omzet uit de standverkoop is gestegen. Dat helpt ons om de kwaliteit van het congres hoog te houden.”

Terugkijkend overheerst een positief gevoel. “Voor een eerste samenwerking is dit heel goed verlopen. Natuurlijk zijn er altijd dingen die beter kunnen, maar juist daarom evalueren we uitgebreid. Die inzichten nemen we mee in de voorbereiding van de volgende editie, waar we opnieuw met DUO-Onderwijs samenwerken.”